Quando se trabalha com uma grande quantidade de documentos digitais, é fácil acabar com pilhas enormes de ficheiros. Por isso, é crucial que as empresas tenham um sistema de gestão de ficheiros adequado. Um bom sistema de classificação de documentos pode desempenhar várias funções para empresas de todos os tamanhos, como manter os documentos organizados, limitar o acesso a documentos sensíveis e acompanhar o progresso em diferentes documentos. Neste artigo, apresentaremos os 6 melhores sistemas de gestão de ficheiros disponíveis no mercado.
1. PDFelement para Empresas
O PDFelement para Empresas é único em termos de facilidade de utilização e pode ser considerado um dos melhores softwares para gerir eficientemente todos os seus ficheiros. Ele oferece várias funcionalidades que facilitarão muito o processamento e a gestão dos seus documentos comerciais. Com o PDFelement, a segurança é prioritária. Nem todos os funcionários de uma organização podem ter acesso a todos os documentos da empresa. Portanto, o acesso a alguns documentos deve ser restrito. Felizmente, com a funcionalidade de proteção por senha, essa tarefa pode ser realizada facilmente. Com o PDFelement, você pode adicionar assinaturas eletrônicas ou digitais a qualquer tipo de contrato ou acordo e enviá-los para outras pessoas aguardando suas assinaturas. Tudo é feito virtualmente. Essas assinaturas têm valor legal, o que evita problemas indesejáveis. A ferramenta de reconhecimento ótico de caracteres facilita muito a pesquisa em arquivos PDF baseados em imagens. O PDFelement também permite converter seus arquivos PDF para os formatos Word, Excel ou PowerPoint. Você pode extrair diferentes páginas de diferentes arquivos PDF e mesclá-las em um único arquivo para melhorar a compreensão ou apresentação. A função de criação e detecção de formulários permite preencher e criar formulários PDF. Ele suporta vários sistemas operacionais, como Mac, Windows e iOS. No geral, é uma solução completa para gerir os ficheiros de uma empresa.
2. Agiloft
O Agiloft é ideal para gerir todos os documentos de uma grande empresa. Sua função de fluxo de trabalho gráfico permite criar um modelo que explica passo a passo como um determinado documento deve ser processado. Com a função "Pistas de Verificação" (Audit Trail), você pode identificar facilmente as alterações feitas em um documento em um determinado momento, identificando o responsável por essas alterações. A função Round Robin Assignment ajuda a distribuir o trabalho de forma justa. Com tantas opções disponíveis para personalizar essa plataforma, às vezes podem surgir complicações que podem retardar o progresso do trabalho em relação ao normal.
3. Alfresco One
O Alfresco One está disponível em opção de nuvem e auto-hospedado. A compatibilidade deste sistema de gestão de ficheiros com diferentes dispositivos e sistemas operativos permite visualizar, gerir e editar facilmente documentos de qualquer lugar. Além disso, seu repositório de conteúdo robusto e seguro garante que ninguém tenha acesso aos seus dados sensíveis. O único problema com essa ferramenta é que sua ampla gama de opções de personalização e módulos complementares pode levar a complicações e aumentar o tempo necessário para os administradores se familiarizarem com ela.
4. Cabinet
Este sistema de gestão de ficheiros está disponível tanto em versão auto-hospedada quanto em nuvem. Não é apenas um simples sistema de gestão de ficheiros, pois também permite visualizar e gerir facilmente seus documentos de qualquer lugar. Ele é compatível com vários softwares de contabilidade e clientes de e-mail. O compartilhamento de documentos é seguro, com criptografia padrão da indústria. Ele permite inserir assinaturas eletrônicas em seus documentos, e o armazenamento, pesquisa e recuperação de documentos são simples e eficientes. O único problema desse sistema está relacionado aos requisitos de nuvem quando uma grande empresa precisa de velocidades de transferência e download mais altas.
5. Contentverse
Este sistema de gestão de ficheiros foi projetado de forma muito versátil para atender aos requisitos de qualquer tipo de organização, seja pequena ou grande. O armazenamento e a pesquisa ou recuperação de ficheiros são muito rápidos. Com a ajuda do gerenciamento de fluxo de trabalho, você pode definir etapas e metas para sua equipe. Compatível com várias plataformas, você pode trabalhar de qualquer lugar. Além disso, todo o conteúdo da sua empresa está seguro, graças à proteção digital avançada fornecida pelo Contentverse. As pistas de verificação podem ajudá-lo a encontrar o que foi modificado, quando e por quem.
6. DigitalDrawer
Este sistema de gestão de ficheiros está disponível apenas para opções locais. É fácil importar documentos com o DigitalDrawer, seja por meio de digitalização ou transferência de documentos. Cada documento é seguro e ninguém pode acessar seus dados sem permissão. Você pode editar seus documentos de forma eficiente, pois pode organizar seus ficheiros em uma janela semelhante a uma estrutura de pastas em árvore. A gestão de documentos é realmente eficiente e você pode pesquisar e acessar qualquer ficheiro em apenas alguns segundos. Compatível com várias plataformas, você pode trabalhar de qualquer lugar. Além disso, todo o conteúdo da sua empresa está seguro, graças à proteção digital avançada fornecida pelo Contentverse. As pistas de verificação podem ajudá-lo a encontrar o que foi modificado, quando e por quem. Esperamos que este artigo tenha sido útil para você encontrar o melhor sistema de gestão de ficheiros para a sua empresa. Cada um desses sistemas tem suas próprias vantagens e desvantagens, portanto, é importante considerar suas necessidades específicas antes de tomar uma decisão. Boa sorte na sua busca pelo sistema de gestão de ficheiros perfeito!